Gestione delle segnalazioni Whistleblowing
Disclaimer: i canali di segnalazione elencati qui di seguito non sono utilizzabili per reclami di natura commerciale o per eventuali controversie e richieste relative a interessi personali.

Nell’ambito di quanto previsto dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 emanato in attuazione della direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”), ICBC (EUROPE) S.A. Succursale di Milano, ivi incluso il suo ufficio di rappresentanza in Roma (di seguito “la Succursale”), promuove una cultura aperta, assicurando a tutti i dipendenti o terze parti coinvolte in un rapporto giuridico con essa la protezione da possibili ritorsioni affinchè possano segnalare qualsiasi illecito in modo sicuro, nella consapevolezza che le loro segnalazioni saranno oggetto di indagine in modo tempestivo ed efficace e trattate rispettando i principi di riservatezza.

Possono essere oggetto di segnalazione le seguenti violazioni:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali (quali, a titolo esemplificativo, appropriazione indebita, furto, riciclaggio di denaro, frode ecc.);
• violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione previsti dal D.lgs. 231/2001;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione (a titolo esemplificativo, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione (di seguito anche solo il/i “Segnalante/i”):

• i lavoratori subordinati che svolgono la loro attività presso la Succursale, ivi inclusi i lavoratori che intrattengono rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio ed i lavori che svolgono prestazioni occasionali;
• potenziali candidati o candidati in fase di selezione;
• lavoratori autonomi o i titolari di un rapporto di collaborazione con la Succursale;
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti che prestano la propria attività presso la Succursale;
• azionisti;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso soggetti del settore privato;
• eventuali altri soggetti non direttamente dipendenti della Succursale ma che svolgono attività lavorativa presso la Succursale, quali lavoratori temporanei (personale interinale), appaltatori, subappaltatori, dipendenti di altri fornitori di servizi; e
• eventuali altre persone o enti che partecipano o intendono partecipare alle attività della Succursale.

Come segnalare

Il Segnalante può scegliere di divulgare la propria identità o di rimanere anonimo alla segnalazione.

1.Segnalazione interna

Il Segnalante può segnalare attraverso i seguenti canali:

• Se il Segnalante sceglie di divulgare la propria identità: nella prima busta, devono essere riportati i dati identificativi del Segnalante, unitamente alla copia di un documento di identità; nella seconda busta, deve essere riportato l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “Riservata al gestore della segnalazione”;
• Se il Segnalante sceglie di rimanere anonimo: nella prima busta, deve essere riportato l’oggetto della segnalazione; questa busta deve essere inserita in una seconda e ultima busta riportando all’esterno, la dicitura “Riservata al gestore della segnalazione”; oppure

Si richiede di includere nella segnalazione, ove possibile, le seguenti informazioni:

• una descrizione dell’illecito accertato o presunto;
• dettagli, per quanto a conoscenza del Segnalante, su quando, dove e come l’illecito si è verificato;
• l’elenco dei nominativi delle persone sospettate di esser coinvolte (sia interne alla Succursale che esterne);
• l’elenco dei nominativi di chiunque possa avere informazioni rilevanti;
• dettagli di come il Segnalante sia venuto a sapere del sospetto illecito;
• possibili conflitti di interessi del Segnalante per quanto concerne il sospetto illecito;
• una stima da parte del segnalante dei possibili danni subiti dalla Succursale o altre terze parti;
• eventuali violazioni dei controlli interni, policy, procedure o altri requisiti;
• eventuali raccomandazioni per specifiche azioni da intraprendere;
• i nominativi delle persone a cui il Segnalante abbia accennato o riportato l’accaduto;
• il nome e contatto del Segnalante (che saranno mantenuti nella massima riservatezza); e
• data e ora della segnalazione.

2.Segnalazione esterna

Il Decreto Whistleblowing prevede che il Segnalante possa, inoltre, optare per la segnalazione esterna alle Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) qualora ricorra una delle condizioni elencate:

• non è prevista, nell'ambito del proprio contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, pur se attivato, non ne rispetta i requisiti;
• il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e alla stessa non è stato dato seguito;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, qualora effettuasse una segnalazione interna, non sarebbe dato seguito in modo efficace o che la segnalazione stessa potrebbe comportare rischio di ritorsioni;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico.

3.Divulgazione pubblica

Il Decreto Whistleblowing prevede che il Segnalante possa comunque beneficiare della protezione prevista dal Decreto anche nell’ipotesi in cui la segnalazione sia effettuata tramite divulgazione pubblica, qualora:
-  il Segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro nei termini previsti;
- la il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Come vengono gestite le segnalazioni
Quando le segnalazioni vengono presentate tramite il canale interno di segnalazione, il responsabile Whistleblowing incaricato di ricevere le segnalazioni rilascerà alla persona Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione e fornirà al Segnalante un riscontro sull’ esito delle indagini entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento, se il Segnalante risulta reperibile.
Il responsabile Whistleblowing, inoltre, avrà anche cura di mantenere le interlocuzioni con il Segnalante e richiedere, se necessario, integrazioni circa la segnalazione presentata.

Procedendo con l'invio di una segnalazione, il Segnalante dichiara e conferma di aver letto e compreso l'informativa sulla Privacy di ICBC (EUROPE) SA Succursale di Milano sul trattamento dei dati personali.

Garanzie per Il Segnalante

• È assicurata la tutela della riservatezza dell'identità del Segnalante e di eventuali terzi coinvolti nella segnalazione, impedendone l'accesso a personale non autorizzato. Le informazioni e tutti gli altri dati personali acquisiti sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
• Le segnalazioni possono essere inviate anche in forma anonima dal Segnalante attraverso il canale di segnalazione scelto.
• L'indagine sarà condotta dal Responsabile Whistleblowing, o sotto la sua supervisione, nel modo più rapido e sensibile possibile, in conformità con tutte le leggi e i regolamenti in materia. Ogni caso segnalato sarà valutato in modo appropriato e potrebbe portare a un'indagine. Se le accuse risultano valide, la Succursale adotterà tutte le misure necessarie per porre rimedio alla situazione.
• Se possibile, il Segnalante sarà informato dell'azione prevista o intrapresa come seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta di tale seguito. Nel caso la segnalazione venga considerata irrilevante, essa verrà chiusa e il Segnalante ne sarà informato.
• La Succursale garantirà che non vi saranno ritorsioni nei confronti di alcun segnalante per aver comunicato, in buona fede, le situazioni sopra descritte.
• I Segnalanti devono avere ragionevoli motivi per ritenere, alla luce delle circostanze e delle informazioni a loro disposizione al momento della segnalazione, che le vicende riportate siano veritiere. Le persone che, al momento della segnalazione, deliberatamente e consapevolmente ripartano informazioni sbagliate o fuorvianti, non hanno diritto alla protezione e saranno soggetti a penalità. Questo requisito è essenziale per la salvaguardia contro reportistiche maligne e frivole o abusive. La protezione non viene persa quando il Segnalante riporta informazioni inaccurate sulla violazione per errore in buona fede.